打造高效会议

April 19, 2016

不要以为我们经常参与的开会,是一件“小事”,没有系统没有技巧的会议,只会落得浪费时间与人力,一事无成,反之,高效会议,则助有效解决问题,快速达成目标。

 

没有什么比连续召开几个小时的会议更低效了,长时间开会不仅有损员工的士气,从长远来看也会严重损害公司的资源。

 

《哈佛商业评论》专栏作者阿婿肯纳斯,归结出老板爱开会的3个理由:

理由1:认为透过开会可以鼓励交流,使得会议充满非目标议题的闲话家常。

理由2:形成交换讯息的网络,当组织愈来愈大,要了解其他单位在进行的工作,只能透过大拜拜式的集会。

理由3:会议是权力的展现,在会议中的发言,象征着重要价值,而领导正是坐在决策桌上的人。

 

这些心理因素,使得许多会议成为不必要的仪式。继续忍受这些,那么你的组织应该也可以继续忍受平凡,以及烂绩效。

 

其实,开会也有技巧。好的会议可以搜集资讯,做出关键决策,让开会更有效率。

 

 

 

会议前:构思会议内容

 

·清楚设定议题

为什么要召开这次会议?想要藉此达成什么?是会前最需要想清楚的。这也是确认是否需要开会的最好方法。如果这个会议纯属资讯的告知,没有多少你来我往的讨论,那么很可能用备忘录或电邮的方式传达资讯就够了,减少打扰员工工作的会议。

 

清楚目的,才能清楚规划议程的长短及形式。如果是要针对特定问题,做出决议,事前先提供相关的背景资料,有助与会者更快了解状况。如果是脑力激荡,就要设计让大家更放得开的氛围。规规矩矩地正襟危坐,恐怕就不适合创意发想。

 

·制定议程

如果你是组织召开会议的经理,一定要给所有与会者发一封电子邮件,以便他们都了解会议内容。这样就可让利益相关者准备好必要的报告或最新进展汇报。为了更加明确,可以逐条列出会议内容。在使用会议议程时,可让制定议程的人做为会议主持人,以确保会议不跑题。

 

 

 

(全文未完,立即订购《亚洲企业》品牌杂志阅读全文。完整内容请见2015年第24期。)

 

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